Sok a dolgod és mind fontos? Így priorizálj!

Többségünknek sok a dolgunk és persze mind fontos. Tucatnyi feladatunk van naponta, és az élet sok-sok területén próbálunk meg maximálisan helyt állni. Ez sok esetben szétforgácsolódáshoz vezethet, ráadásul, ahogy a multitasking témájának tárgyalásánál is volt róla szó, a megérdemelt eredmények elmaradását is okozhatja.

Hiába küzdünk minden téren, mint malac a jégen, semmi sem olyan végkifejletre fut ki, mint szeretnénk, vagy amit a befektetett erőforrások tükrében megérdemelnénk. Ja, és semminek nem is tudunk úgy örülni, hiszen a taposómalomban hajtanunk kell tovább, hiszen még mindig sok a dolgunk és még mindig mind fontos.

Priorizálás

Van ez a csodálatosan szép, nem magyar szó, ami megmondja nekünk, hogy mit is kellene csinálnunk: fontossági sorrendbe kell rendeznünk a teendőinket. Nem szép szó a priorizálás, de tény, hogy gyorsabban kimondható a „fontossági sorrendbe rendezés” kifejezésnél, így érdemes megbarátkoznunk vele.

Priorizálás egyszerűen

A priorizálás lényege tehát az, hogy fontossági sorrendbe tesszük a teendőinket. Igen ám, de amint ezzel megpróbálkozunk, máris kiderül, hogy nem mindegy, hogy milyen nézőpontból szemléljük a teendőinket:

• Vannak az égetően sürgős dolgok, amik ez által, hogy sürgetőek, egyértelműen fontosnak tüntetik fel magukat. Pedig egyébként nem biztos, hogy fontosak, előfordulnak olyanok is, amik rossz szokások! Például a mobilon érkezett értesítések reggeli ellenőrzése se nem sürgős, se nem fontos, mégis ezzel kezdik a napot nagyon sokan, aztán úgy eltűnik 20-30 perc, hogy aztán azt már rendesen sakkozni kellhet a feladatokkal nap közben.
• Vannak a napi rutin részeit képező feladatok, amik annyian vannak, hogy össze se tudjuk őket számolni, és általában a nap meghatározott részeiben kerülnek elő, és nem máskor. Például a reggeli fogmosást nem lehet áttenni délután háromra csak azért, mert a kutya sétáltatása előbbre kerül.
• Aztán vannak az esetlegesen valóban tényleg nagyon fontos dolgok, de se nem égetőek, se nem szokványosak, így könnyen elterelődik róluk a fókusz, pedig a sorsunk folyását tekintve ezek a leglényegesebbek. Például, hogy elvégezzem a vállalkozásommal vagy a karrieremmel kapcsolatban azokat a feladatokat, amik előre mozdítanak vagy stabilizálnak nemcsak ma, hanem majd a jövő hétre vonatkozóan is.
• Ezek kombinációi is előfordulhatnak, tehát lehetnek a valóban égetően sürgős, határidős dolgok életünk legfontosabb feladatai, például elmenni az anyakönyvvezetőhöz és házasságot kötni, és hasonlók.

Ha a feladatainkat és a végkimenetelüket, életünkre gyakorolt hatásukat nézzük, akkor még mindig nehéz dolgunk lehet a priorizálással, mert állandóan mérlegelnünk kell, hogy most akkor mi miért fontos vagy miért nem az.

Így inkább érdemes egy egyszerű trükköt bevetni, és az alapján gyorsan kiderül, hogy ténylegesen mi aktuálisan, rövidtávon és aztán hosszú távon is a fontos.

Priorizálás trükk

A fontossági sorrend tartós felállításánál egy kérdésre válaszolj:

„Milyen hatása van a közeli és távoli jövőmre annak, ha ezt a dolgot meg sem csinálom?”

A feladataink óriási része tét nélküli. Nem mosunk fogat? Hát, nem komfortos, nem üde, de nem szakad össze az ég.

Nem visszük ki a kukát a ház elé, így nem viszik el a szemetet. Nahát, mi történik? Semmi. Majd elviszik jövő héten.

Nem visszük ki a kutyát pisilni. A közeljövőnk szempontjából problémánk lesz, de máris felmérhetjük, hogy ez belefér-e a tűréshatárunkba vagy sem.

Vigyázat, nem halogatást kell mérlegelni! Hanem ott és akkor a NEM MEGCSINÁLÁST kell mérlegelni és annak a következményét.

Ma nem küldök ki hírlevelet, mert nincs kedvem. Lesz ennek hátrányos következménye? Lesz bizony, ráadásul forintban is mérhetően! Úgyhogy ezt nem hanyagoljuk el, ez fontos.

Ma nem foglalkozom a gyerekeimmel úgy, ahogy szoktam, hogy körbe ugrálom őket. Lesz ennek negatív következménye? Nem lesz, hanem valószínűleg előrébb lépnek az önállósági képességeikkel. Szóval ez fontos feladatom, de ha nem csinálom, attól nem áll meg az élet, hanem esetleg új szintre lépünk mindannyian.

Írd össze most!

Csináld azt, hogy leülsz és sorba veszed a napi-heti-havi-évi összes feladataidat és valamiféle megjegyzést teszel melléjük, hogy ha nem csinálnád, akkor a közeli és távoli jövőt IS alapul véve melyik nemcsinálás érintene valóban hátrányosan.

És akkor ez alapján kiderül, hogy valójában mi a fontos. Lesz 4-5 feladat, ami elképesztően fontos lesz, és minden másról kiderül, hogy hát ezek a fontossági listára igazából fel sem férnek, az elvégzésük vagy elhalogatásuk a „teljesen mindegy” kategóriába esnek napi szinten.

Csak azzal a 4-5 feladathoz kell majd úgy viszonyulnod, hogy ezeket nem szoríthatja semmi háttérbe, még akkor sem, ha bármi más, ami a „teljesen mindegy” listán lesz, az mondjuk határidős vagy sürgető lenne.

Hosszú távú, többlépcsős projektek prioritása

Az összefüggő feladatrendszerek – projektekbe illeszkedve – néha teljesen el tudják magukról terelni a figyelmet, mert vannak bennük kiállások, amikor semmi nem történik éppen aktuálisan, és nem is kell történniük. Ezeket külön felügyelet alatt kell tartani, akár úgy is, hogy külön kis emlékeztetőket teszel ki magadnak róluk, mert a nem látható folyamatok felügyelet nélkül hagyása elképesztő problémacunamit tud generálni.

Utálatos dolgok priorizálása? Hagyjuk már!

Ha bármi olyan tevékenység vagy feladat előkerülne, amit utálsz, és ráadásul fontosnak is tűnik, azt szervezd ki! Akkor is, ha házimunka jellegű, akkor is, ha a munkáddal vagy vállalkozásoddal kapcsolatos. Elképesztő életerő energiák tudnak felszabadulni, ha az utálatos feladatokat áthidalod úgy, hogy tudod, hogy nem neked kell velük foglalkoznod.

Legütősebb stresszmentesítő priorizálási tipp

Akármennyire is fontos vagy nem fontos, akármennyire is sürgős vagy nem sürgős, de ha a számodra legstresszesebb feladatot előre veszed és azzal kezded és gyorsan letudod, akkor utána egyrészt dupla sikerélményed lesz, másrészt a stressztől való megszabadulás ereje gyakorlatilag lebegés-élményt fog előidézni 😊. Próbáld csak ki! (Ez a kiszervezhetetlen utálatos feladatokra is jó megoldás.)

Vállalkozó alkatok számára plusz priorizálási tipp

A cégben/vállalkozásban egy másik szempontrendszer segít a priorizálásban: semmi sem lehet fontosabb az értékteremtő és bevételteremtő munkánál. Igazából sürgetőbb is csak az lehet egy cégben ezeknél, amik valamilyen hatósággal kapcsolatos határidős ténykedések. Ha a NAV-nak kell valami papírt benyújtani ma, az legyen az első, de utána azonnal a bevételszerző és értéknövelő tevékenységekre kell fókuszálni. Gyakorlatilag mindig.

Így egyébként a vállalkozók a sallang tevékenységek 80%-át kiiktathatják. Megkérdezed magadtól: „Hoz ez a tevékenység közvetlenül vagy közvetve pénzt, vagy csak visz?
A „Remélem, hogy hoz is, de most csak visz” válasz az tapasztalatom szerint manapság azonnal kuka! Csak olyasmire koncentrálj a vállalkozásban, ami biztosan hoz! Mostanság érdemes inkább biztosra menni.

Kellemes priorizálgatást! 😊

Vidi Rita